Manual de
permanències
Aspectes importants
a tenir en compte:
- Permanència: consisteix en gestionar i generar les comandes del Bròquil.
- Hi ha un responsable a qui adreçar-te en moments de pànic, trobareu els noms i els correus-e a la pestanya Participació del full d'Encàrrecs.
- Les permanències les fan tres persones cada setmana: dues durant dues o més de setmanes seguides i, l’altra de reforç (pot variar cada setmana).
- Les tres persones que fan la permanencia són necessàries per fer les cistelles, però un cop ja están organitzades no cal que es quedin totes tres. El que significa que una persona pot marxar a les 6.30.
- Seria recomanable que els nouvinguts s’apuntessin a fer permanències com a reforç, com a mínim, durant 2 setmanes seguides. D’aquesta manera ens assegurem que tothom aprengui correctament tot el funcionament i gestió.
- Pots consultar al calendari del Bròquil quins dies están buits de permanències. (falta enllaç al calendari)
- Recorda que el sistema de permanències és el que garanteix la recepció dels productes per què la resta de cooperativistes poguem gaudir-ne. El seu compliment és voluntari, però també essencial per al funcionament de la cooperativa: sense permanències no hi ha Bròquil!
- S’ha arribat a un acord amb els proveïdors. Ells tenen una clau del local i porten les verdures i les descarreguen els dimecres abans de les 17 hores. D'aquesta manera els que fem permanències ens les trobarem a l'entrada del local. Només caldrà fer el control i preparar cistelles, ordinador, i caixa. Arribant a les 17h tot estarà preparat per a poder repartir a partir de les 18.30h.
- Assegura’t de tenir la clau del local. La comissió de permanències supervisa l’entrega de claus del local a qui s’encarregui de la permanència.
- Cal agafar la caixeta dels calers de l’oficina.
- Has de treure les balances i connectar-les.
- Has de treure les cistelles per tal de poder repartir els productes.
- Cada cistella haurà de portar el cartellet amb el nom del broquilaire que ha fet la comanda.
- Connectar l’ ordinador i entrar al gmail del bròquil
- Anar al Drive i obrir el document Comandes.
En alguna de les caixes
de verdures ve un paper on hi ha la relació de tots els productes
entregats
- Pesar tots els productes i verificar que les quantitats entregades es corresponguin amb el que posa al paper. Apuntar les diferències si són significatives.
- Anotar si hi ha confirmat un producte que NO ha arribat.
- Contrastar que el que s’ha demanat és el que s’ha dut, amb el document Comandes del googledrive. Al marge de la dreta de tot (al final del document) ve una llista dels productes encomanats al productor, el pes total de totes les comandes que ha generat el Bròquil i la suma del preu. Verificar que no en falti cap. Si és així apuntar-ho per a informar-ne als broquilaires.
- Obrir el missatge que trobaràs a la safata d'entrada amb l'assumpte “Còpia encàrrecs setmanal”. Aquí trobaràs adjunt un document que inclou únicament la llista de broquilaires que han fet comanda.
- Pots consultar el document de dues maneres:
- filtrant per producte,
- o bé, si no estàs familiaritzada amb el funcionament del filtratge, consultar el document tal qual.
- Per organitzar les cistelles cal que una persona estigui a l'ordinador dient, a les altres dues, qui ha demanat un producte i quina quantitat. Les altres dues han d'anar pesant i organitzant les cistelles.
Funcionament del
filtratge:
- Descarregar el document: File >>Download as >> OpenDocument format
- Desar a l’escriptori i obrir-lo.
- Vés a la columna del final del document, la que diu Totals>>Producte. Selecciona la columna sencera i punxa sobre la icona del filtre. Ha d’aparéixer una fletxeta a la columna, i si la selecciones es desplega un menú amb tots els productes. Ara toca seleccionar producte per producte el que vols veure, i anar omplint les cistelles d’acord amb el que cadascú ha demanat.
- Vés fent el mateix per tots els productes.
- Aquest full serveix de guia per fer les cistelles, no per control de caixa ni per calcular el total de la comanda.
- En el mateix document del google-drive, hi ha una pestanya que es diu “tresoreria”. Cal que s’ompli amb les 3 dades que demana (només cal omplir els camps que estan en color!):
- Punt de partida: cal que comptis i anotis la quantitat de diners que hi ha a la caixa (incloses totes les monedes)
- Despeses: anota a la casella corresponent el cost dels productes rebuts segons proveïdor (Cal Roset, pa,...)
- Ingressos: aquesta casella l’ompliràs un cop s’hagin recollit i pagat totes les comandes, t’ho expliquem al darrer punt, el 7.
- Cadascú s’agafa la seva cistella, i pesa el seu producte –si vol-.
- Cal que la gent que fa la permanència informi si hi ha cap producte que falti, o si ha vingut un amb un pes Aquestes petites diferències no es reflecteixen en la quantitat a pagar finalment.
- Si s’ha demanat 1 d’aquells productes indivisibles que es venen a pes (per exemple carabassa, síndria, meló, etc), s’ha d’introduir el pes real al document d’encàrrecs a la casella que li pertoca a la persona i el producte. El full de comandes està preparat de manera que en calcularà el preu real.
- Si algú ha demanat un producte que no ha vingut posar a 0 la casella corresponent del document encàrrecs per a que no ho hagi de pagar.
- Si ha arribat cap producte que no havíem demanat, intentar col·locar-lo i afegir la quantitat agafada per cada broquilaire en la seva casella corresponent del document Encàrrecs.
- Controlar la caixa, que tothom pagui, donar bé el canvi, etc
- Pot ser que algú vulgui pagar la quota corresponent al transport del trimestre. Si és així cal anar a la pestanya “Quotes” que hi ha a baix a l’esquerra del document ‘Encàrrecs’. Si la persona en qüestió ja te una fila, marxar amb una ‘x’ el trimestre que estigui pagant. Si no te fila afegir el seu nom al final del document i marcar amb una ‘x’ el trimestre que estigui pagant. I posar els diners a la caixa.
- Pot ser que vingui algú que vulgui incorporar-se al bròquil ( o que ho hagi comunicat per correu electrònic). En aquest cas cal avisar per correu-e o per telèfon als responsables de Participació.
- Si algú es vol fer soci o sòcia de l’Associació de Veïns i Veïnes del Gòtic demanar que es posi en contacte amb: telèfon La Negreta
- Si resulta que es fa tard i falta algú per venir a recollir la seva comanda pots trucar-lo per veure què passa. Trobaràs el seu telèfon al seu perfil de contacte del correu. A dalt a l’esquerra, on posa ’Gmail’ en vermell, si cliques a la fletxa t’apareixerà un desplegable. Fes click a “contactes” i veuràs la llista de totes les broquilaires i els seus telèfons.
- Per generar la comanda de la següent setmana cal seguir els següents passos:
- Obrir el correu enviat per CalRosset amb l’assumpte ‘Oferta cal rosset’.
- Apareixerà una conversa de molts correus, el més visible el darrer. Punxar sobre l’enllaç que apareix al final del missatge, que diu: ‘Obre adjunt com a full de càlcul de Google’.
- Un cop s'hagi obert cal anar al document de Comandes i obrir la pestanya ‘BroquilDelGotic’ i punxar a ‘Crear la comanda d’aquesta setmana’, el programa demanarà confirmació.
- El programa preguntarà si hi ha productes extres aquella setmana. Mirar si n’hi ha o no al correu. Per ara cal mirar els dels formatges Puigcerver i veure si cal fer la comanda o no.
- Acceptar i ja està. la resta es fa automàtic, cal esperar fins que aparegui el missatge de que la comanda s’ha creat i enviat per correu als socis.
- Cal preparar el sobre amb els diners a entregar al productor. S’agafa el paperet on venia tot el producte entregat i on hem apuntat el que faltava (si faltava alguna cosa). Si faltava res de significatiu ho restem del total (penseu que no ve de 300g: hi ha productes que falten i altres que en sobren. Si hi ha res de gros cal restar, si no, no). I posem els diners del total junt amb la nota del total; cal apuntar si hi ha cap incidència.
- El paperet de la comanda entregada s’ha de guardar en una carpeta que hi ha amb la caixa dels diners, dins de l’oficina.
- Es neteja tot (Escombrar, fregar si cal...)i es guarden les balances.
- Preparar les caixes buides perquè les reculli el transportista quan deixi la comanda següent. S’han d’apilar i guardar a l’armari que hi ha a l’esquerra de l’entrada. –on hi ha el detector de fums-
- Es compten els diners de la comanda pagada, i els que hi queden a la caixa i s’apunten a la pestanya corresponent del document del googledrive.
- Per últim, Cal preparar els diners de la comanda. S’hi han de posar en un sobre de plàstic i entregar-los a la tresorera.
- Ja pots marxar a casa amb la satisfacció de deixar el Bròquil ben embroquilat!
No hay comentarios :
Publicar un comentario